所谓商业展会，是指利用展览会、博览会、展销会、看样订货会、展评会、物资交流会、供货会、商品洽谈会及其它交易会形式，多家企业集中在一起，向参观者展示自己的商品，边展边销，以展促销，从而把商品宣传、销售、市场调研、公关活动有机地结合在一起的一种促销方式。

一、参展企业如何选择展会

现在商业展会越来越多,企业如果打算参展,首要的问题是如何在众多的展会中作出选择。选择展会应考虑以下因素:

1,企业的目标观众有多少,他们的基本资料如地区分布、职务分布、所属单位、购买力等等。

2,展会主办商的背景、主办能力和水平、信誉。

3,展会举办的历史。

4,展会举办场馆的规模和知名度。

5,展览会举办的时机是否合适。

6,参展所需基本费用的多少。

7,其它的参展企业有哪些、这些企业的档次、规模、知名度如何。

8,展会有多少新闻记者前来采访,其宣传效益如何

9,展览会举办的地点是否合适。

二、参展人员的选配和行为规范

由于参展人员在展台或展地是企业的代表,他们的言谈举止直接体现着企业的形象,因此,他们的工作态度、工作能力和工作方式,与企业的参展效果有密切的关系,参展人员的选配也是企业组织参展活动的一项重要内容。

1)选配参展人员要注意以下要求:

1,不能派新手或经验不足的职员参加展览。

2,具有饱满的工作热情和认真的工作作风,言行谦和,态度耐心,能主动去接触参观者,发现潜在客户;具有足够的交际经验,口齿伶俐反应快,有随机处理某些特殊事情和问题的能力;对产品知识烂熟于心,能准确回答顾客提出的有关产品方面的问题；能熟练演示产品的功效特点,掌握现场演示技术具有一定的推销经验,能熟练运用推销产品的技巧,针对不同类型的顾客进行有效的说服工作。

3,在展览活动中,有的企业还根据需要选用一些表演人员,如模特儿、魔术师、滑稽小丑等。如果展位较大,参展企业还需要配备专门人员维持秩序。

4,在参展人员的数量配备上,一般每10平方米的展位面积至少应配有两名人员。如果在这样的展位上,每天展出时间是8小时,就至少应配备4名工作人员。必须要有两批甚至三批人员不断地更换,以免过度疲劳降低参展人员的工作效率。

5,在参展过程中,公司的经理人员应该在场:许多参观者,特别是那些有可能成为客户的参观者,都希望有机会在展览现场与经理人员交谈,以了解更多的情况和对交易条件进行磋商。另外,这也是企业管理层直接接触市场、掌握第一手市场信息的极好机会。如果安排两名经理人员参展,应始终保持有一名经理人员在展位上,以便及时解决参观者提出的问题。

展台人员的胸牌应戴在身体右侧,因为用右手与参观者握手时,你的右肩会向前倾,这样胸牌就会靠近对方,引起对方注意。

2)参展人员应当禁止以下行为

1,穿奇装异服，留怪发型；在展台上吸烟、饮酒、吃东西、打电话、看报纸杂志与同事闲谈聊天,怠慢参观者,或以貌取人,根据参观者的衣着好坏而态度不同;糟神萎靡不振,或举止粗鲁;对参观者提出的问题漫不经心,态度冷漠对顾客软磨硬泡,强迫对方购买等.

2,参展人员不能站在挡路或遮挡视线的地方向顾客打招呼,要靠边站在道旁。更不能两个或更多的参展人员聚在一起谈论。

3,参展人员在介绍产品时,一定要注意分寸,不可夸大其辞。

三、参展费用的安排

在编制参展费用预算时,一般要考虑到以下支出:

1,租用展览场地的费用。

2,广告宣传费.

3,展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用。

4,展台的设计和建造费用.

5,展览场地的声、光、电、水、电话、空调、清洁场地、摄影照相等多种设备的费用;展览场地的家具、地毯、花卉及其它环境装饰物的费用。

6,公共关系活动的费用。

7,参展人员的吃穿住行、邮政通讯、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用。

8,应付偶发事件的处理费用和其它杂支费用。

四、展位、展台的设计和布置

在做展位、展台的设计和布置时,首要目标是必须使其在很短时间内,抓住参观者的注意力,激起他们的兴趣,使他们不由自主地走到展位来。如何才能做到这一点呢?

1,选准展位

在选择位置时,应考虑展位是否靠近会场的主要通道、洗手间、餐厅或小卖部，从远处能否望见展位,是否被邻近较大的展位所遮蔽，主要竞争对手的展位设在何处等等。

2,慎选展

在选择展出产品时,首先要考虑新产品,展览会是宣传介绍新产品的最佳机会。其次要考虑选择一些质量较好、有代表性、在市场上有竞争力的商品参展。展出的产品在突出重点的前提下,应尽可能多样化,既有能满足特殊需要的高档品,也有供一般消费的大路货,以适应不同消费者的需要。选定展品之后,要把展品放在展台最突出、最显眼的中心位置。

3,讲究展示技巧目前很多商家在参展中不惜重金配备计算机,利用三维动画,反映产品的全貌及特征再加上简洁的说明及图表,.也是一种有效的展示办法。

对于房地产或大型设备,通常采用仿真模型展示法:它的最大好处是直观,但模型必须与实际产品成一定的比例,这样才能使参观者有直观的感觉。

4,美术设计

在展台、展位的美术设计方面,最佳创意是独树一帜,使自已在万商云集的展览会上一枝独秀,脱颖而出,从而抓住参观者的视线和注意力。

另外,每家公司的标志、产品的特别造型及颜色,都可以成为设计创意,使人一眼望去就知道是哪家公司或哪种产品。展览会上,公司的名字或产品的商标十分重要,应放在显眼的位置上,务求使观众留下较深印象。

五、展览会上的现场演示

展览会上,参展人员对产品的功能进行现场演示,能使观众立刻了解产品的优点,并且深信不疑,从而打动他们购买。

展览会上现场演示要注意以下问题

1,必须演示出产品最能吸引顾客购买的主要优点。

2,产品演示要通俗易懂,易于被参观者了解。

3,示范表演最好具有某种趣味性、戏剧性。

4,现场演示的效果,受演示者操作水平影响很大。

5,示范表演的同时,演示人员还要尽可能圆满地回答顾客的种种问题,打消顾客的疑虑,促使他们购买;并把顾客的意见和建议,反馈给参展厂商。

六、展览会上的广告宣传

展览会本身就是一种宣传活动,但要达到预期目的,还要做大量的广告宣传工作。展出之前,展览会的主办者通常要提前一个季度甚至半年,通过电视、报纸、广播、杂志等大众传媒发布广告,引起公众注意,吸引参展客商;展出期间,要继续广泛使用各种宣传媒介,如实物、图片、文字、模型、产品功能示范操作、表演、解说、演讲、幻灯、录像、音响效果、咨询、研讨会、各种广告宣传品、赠品和试用样品、新闻报道、大众传媒广告等等,形成综合性、复合型的传播能力,以吸引更多的目标观众,达到更好的促销效果。

七、展览会上的市场调研

展览会上,竞争对手就在企业自身展台的周围,这是了解竟争对手的好机会,在展览会开幕之前,制订好一套充足的市场调研计划,在展会中全方面的搜集竟争对手的资料。

展览会上还需要做好对参观者的市场调研,更好的了解企业的目标群体。

八、参展效果的评估与分析

展览会闭幕后,参展企业应及时进行评估和分析。对获得的市场信息进行分析和评价;就下次是否参展做出初步决策。积累经验,为今后利用展览会促销提供更好的基础。